Logo facebook Logo Twitter Logo YouTube Logo RSS Logo YouTube Logo Instagram

Virtuelle Poststelle

Sichere elektronische Verfahrensabwicklung

Wünschen Sie eine Abwicklung in elektronischer Form, so steht Ihnen unser sicherer Postfachdienst über die Virtuelle Poststelle zur Verfügung. Über diesen Weg haben Sie die Möglichkeit, unmittelbar und ohne weitere Infrastruktur verschlüsselt - und damit sicher - mit der Stadtverwaltung zu kommunizieren. Sollten Signaturkarte und Lesegerät vorhanden sein, können Sie auf diesem Wege Ihre elektronischen Dokumente zusätzlich elektronisch signieren.

Erklärung zur Zugangseröffnung nach § 3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG):

Nur über die unten aufgeführten sicheren Postfächer besteht die Möglichkeit, der Stadt Heidelberg elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zukommen zu lassen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass signierte Dokumente nicht über andere bekannte städtische E-Mail-Adressen der Stadt entgegen genommen werden.

Mögliche Dateiformate

Die Stadtverwaltung Heidelberg nimmt über die „Virtuelle Poststelle“ Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:

  • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Word für Windows (*.doc, *.docx)
  • Excel für Windows (*.xls, *.xlsx)
  • Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)
  • Joint Photographic Expert Group (*.jpg, *.jpeg)
  • Portable Network Graphics (*.png)
  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Tag Image File Format (*.tif)
  • Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

Die vorgenannten Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Heidelberg nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Heidelberg davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Aus technischen Gründen können über die Virtuelle Poststelle Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 5 MB nicht entgegengenommen werden.

Nutzen Sie zur Registrierung auf der Seite unseres Dienstleisters im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg den entsprechenden Link ("Registrieren Sie sich jetzt an der Virtuellen Poststelle")

zur Registrierung

Sicher kommunizieren ohne Registrierung oder Anmeldung

Wählen Sie die unten gelisteten sicheren Postfächer und teilen Sie uns Ihren Wunsch über das Formular mit, das sich in einem neuen Fenster öffnet.

Benutzerregistrierung/Benutzeranmeldung

  • Sie sind noch nicht registriert?

    Wenn Sie häufiger mit der Stadtverwaltung sichere E-Mails austauschen möchten, ist es sinnvoll, dass Sie sich für ein eigenes (kostenloses) Postfach registrieren und auf diesem sicheren Weg auch wieder die Antworten der Verwaltung erhalten. Sie können somit ein "Bürgerpostfach" zu Ihrer Stadtverwaltung führen. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch an Ihre normale E-Mail-Adresse eine Nachricht, sobald in Ihr Bürgerpostfach eine neue E-Mail eingegangen ist.

    Nutzen Sie zur Registrierung auf der Seite unseres Dienstleisters im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg den entsprechenden Link ("Registrieren Sie sich jetzt an der Virtuellen Poststelle")

    zur Registrierung

  • Sie sind bereits für ein sicheres Postfach registriert und möchten sich anmelden?

    Sie können nach der Anmeldung direkt aus Ihrem Postfach mit dem in der rechten Linkliste aufgeführten Kommunikationspartner Nachrichten austauschen und Dokumente übermitteln. Da Ihre persönlichen Daten bereits hinterlegt sind, müssen Sie diese nicht erneut eingeben.
    zur Anmeldung

Bei Zugangsproblemen (z.B. Registrierung, Konto gesperrt) steht Ihnen unser Dienstleister, die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken, unter folgenden Kontaktadressen gerne zur Verfügung:

  • Zentrale Rufnummer: 01803 / 241 341 Annahme 7 Tage / 24 Std.
    Dieser Anruf kostet aus dem Festnetz der Deutsche Telekom 9 ct pro Minute. Bei Anrufen aus den Mobilfunknetzen gelten möglicherweise abweichende Preise.
  • E-Mail: hotline@kivbf.de
    (Annahme werktags 6:30-17:30 Uhr)
  • Servicezeiten:
    Montag bis Donnerstag 8 Uhr bis 16 Uhr
    Freitag 8 Uhr bis 13 Uhr

§ 3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG):

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Für elektronische Dokumente an Behörden, die verschlüsselt oder signiert sind oder sonstige besondere technische Merkmale aufweisen, ist ein Zugang nur eröffnet, soweit dies ausdrücklich von der Behörde festgelegt oder im Einzelfall zwischen Behörde und Absender vereinbart wurde.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.


Weitere Infos

Virtuelle Poststelle "Zentraler Posteingang"

Virtuelle Poststelle "Einheitlicher Ansprechpartner" (Service für Dienstleister im Rahmen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie)

weitere Informationen zum Einheitlichen Ansprechpartner Gewerbe