Amt für Liegenschaften
Information zur Datenverarbeitung nach Art. 13 und Art. 14 DS-GVO
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Stadt Heidelberg
Amt für Liegenschaften
Rathaus, Marktplatz 10, 69117 Heidelberg
Tel. 06221/58-15000
liegenschaften@heidelberg.de / https://www.heidelberg.de/HD/Rathaus/amt+fuer+liegenschaften.html
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragte der Stadt Heidelberg
Rohrbacher Straße 12, 69115 Heidelberg
Tel. 06221/58-12580,
datenschutz@heidelberg.de
3. Zweck der Verarbeitung
Das Amt für Liegenschaften verarbeitet personenbezogene Daten bei Rechtsgeschäften, die zur Erfüllung der Aufgaben dienen, welche im Zusammenhang mit der Verwaltung von städtischen sowie der Stadt zur Verwendung überlassenen Liegenschaften stehen und für die Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen.
Das sind zum Beispiel:
- Verhandlungen bei Erwerbs- oder Verkaufsabsichten von Grundstücken
- Erstellen von Kaufverträgen sowie deren Abschluss/Vollzug in notarieller und grundbuchmäßiger Form
- Prüfung und Erstellung von Bescheiden innerhalb von Sanierungsverfahren in einem förmlich festgelegten Sanierungsgebiet
- Prüfung und Erstellung von Bescheiden im Rahmen des gemeindlichen Vorkaufsrechts
- (Konzeptionelle) Ausschreibungsverfahren zur Vermarktung / Flächennutzung
- Vergabe und Verwaltung von Erbbaurechten, Dienstbarkeiten und Baulasten
- Verhandlungen zu Überlassungen und Gestattungen sowie deren vertragliche Gestaltung
- Erstellen und Abschließen der Überlassungs- und Gestattungsverträge sowie Erfüllung, Überwachung und Durchsetzung der Inhalte und des Rechnungswesens
Diese Daten beinhalten u.a.:
Namen, Anschriften, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Flurstücknummern, städtebauliche und baurechtliche Planungsunterlagen, Gutachten, Bankverbindungen, Grundbuchnummern sowie –Auszüge, Informationen aus dem Baulastenverzeichnis, Familienstand, Einkommensverhältnisse, Daten von Familienangehörigen bzw. ebenfalls von dem Rechtsgeschäft betroffene oder von den Vertragspartnern eingeschaltete Dritte, Entgelte, Verbrauchsdaten, Rechnungen, Rückforderungen, Zuschüsse, Steuerangaben, Mahnverfahren, Gerichtsverfahren, Einwohnermeldedaten.
Die Daten werden verarbeitet, um gestellte Anfragen zu bearbeiten, Verhandlungen zu führen, Vertragsgestaltungen auszuarbeiten und geschlossene Verträge und Vereinbarungen verwalten zu können sowie die Wahrung öffentlicher Interessen zu erfüllen.
4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a, b und e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO
und § 4 LDSG, § 311 und § 433 BGB, Erbbaurechtsgesetz, Grundbuchordnung, § 3
und § 18 GrdstVG, §§ 24 bis 28 BauGB sowie § 144 i. V. m § 169 BauGB, § 71 LBO und
der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Heidelberg verarbeitet.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Alle am Verfahren beteiligten Personen und Stellen, städtische Ämter und Gesellschaften sowie öffentlich-rechtliche Stellen (z. B. Vertragspartner, Stadtplanungs-, Baurechts-, Hochbau-, Tiefbauamt, Landschafts- und Forstamt, Amt für Umweltschutz und Energie, Feuerwehr, Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung, Ordnungsamt, Amt für Schule und Bildung, Amt für Soziales und Senioren, GGH, EGH, KGH, SWHD, HDD, Notare, Rechtsanwälte, Gutachter, Architekten, Planer, Grundbuchamt, Finanzamt, Geld- und Kreditinstitute).
Alle an der Durchsetzung, Überwachung und Beendigung von Verträgen und grundstückspflegenden und –erhaltenden Maßnahmen beteiligte Personen, städt. Ämter und Gesellschaften, Behörden sowie Beauftragte und Dienstleister der Vertragsparteien (Hausmeisterdienste, Komm.One zur Vertragsverwaltung und Entgeltabrechnung, Unternehmen zur Verbrauchskostenabrechnung, landschafts- und forstwirtschaftliche Unternehmen, Baufirmen).
6. Dauer der Datenspeicherung
Die Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Aufbewahrungspflichten nach Geldwäschegesetz (5 Jahre)
- Handelsrecht (6 Jahre)
- Steuerrecht (10 Jahre)
- Verträge und Abrechnungsunterlagen (10 Jahre)
- Für Verträge von nicht geringer Bedeutung gilt eine Frist von 30 Jahren.
- Miet- und Pachtinteressenten: 3 Jahre (§ 195 BGB) wegen Ansprüchen nach AGG/§ 823 BGB
- Mieter/Pächter/Gestattungsnehmer: 3 Jahre nach Mietende (§ 195 BGB), soweit nicht § 147 AO (10 Jahre) relevant
- Verträge und Abrechnungsunterlagen (10 Jahre)
- Für Verträge von nicht geringer Bedeutung gilt eine Frist von 30 Jahren
- Verbrauchs- und Kontaktdaten mit Ablauf der Einwendungsfrist
Die Löschung der Daten erfolgt unverzüglich nach Ablauf der Speicherfristen,
bzw. Zweckerreichung, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen
7. Rechte der Betroffenen
Betroffene haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
- Recht auf Löschung („Vergessenwerden“, Art. 17 DS-GVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
- Recht auf Widerruf bei Einwilligung (Art. 7 DS-GVO)
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene können sich außerdem beim
Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit,
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Tel. 0711/615541-0
poststelle@lfdi.bwl.de
Onlinebeschwerde:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde/
beschweren.
9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten, bei freiwilliger Bereitstellung von Daten/Folgen der Nichtbereitstellung
Ohne die Bereitstellung der Daten können die entsprechenden Anfragen und Anträge nicht bearbeitet, Vertragsverhandlungen nicht geführt und Verträge nicht abgeschlossen, verwaltet oder erfüllt werden.
