Stadt Heidelberg setzt auf Künstliche Intelligenz zur Protokollierung von Sitzungen
Protokolle zu schreiben, kostet viel Zeit und Konzentration. Besonders in der Verwaltung sind Sitzungen oft lang und komplex – das Nachbereiten kann Stunden dauern. In Heidelberg ist das jetzt anders: Die Stadt Heidelberg setzt seit Herbst 2025 auf eine digitale Lösung, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) automatisch Protokolle erstellt. Die Software SpeechMind erkennt gesprochene Inhalte, strukturiert sie sinnvoll und stellt die wichtigsten Ergebnisse schnell zur Verfügung. Sie wurde in einer sechsmonatigen Testphase erfolgreich erprobt. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine bessere Dokumentation.
„Mit dem Einsatz der KI-Software können wir unsere Mitarbeitenden deutlich entlasten. Die automatisierte Protokollierung spart bis zu 80 Prozent der Zeit und ermöglicht es, dass sich unsere Beschäftigten wieder stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Natürlich sind sie bei der Protokollierung weiterhin gefragt – denn die KI liefert Vorschläge, die kritisch geprüft und mit fachlichem Urteilsvermögen gelesen und gegebenenfalls angepasst werden müssen“, erklärt Stefan Lenz, Leiter der Sitzungsdienste.
Protokolle in zehn Prozent der üblichen Zeit
Früher dauerte die Protokoll-Erstellung für Fachausschüsse oder den Gemeinderat oft mehr als 20 Stunden – heute sind es nur noch zwei Stunden. Die Einführung der KI-Lösung erfolgte Schritt für Schritt: Zunächst wurde SpeechMind in kleineren Meetings getestet – gemeinsam mit dem Team Innovation im Referat des Oberbürgermeisters. Nach positiven Erfahrungen wurde die Nutzung auf den Gemeinderat und die Fachausschüsse ausgeweitet. Das Team Innovation begleitete den gesamten Prozess: Unter der Leitung von Sascha Verhoeven unterstützte es aktiv die Einführung, setzte den Test gemeinsam mit dem Fachbereich auf und trieb die Umsetzung der Lösung maßgeblich voran. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den Sitzungsdiensten und dem Team Innovation wurde das Projekt schnell, praxisnah und erfolgreich realisiert.
Ein weiterer Vorteil: SpeechMind ist vollständig in die bestehende Videokonferenz-Infrastruktur der Stadt integriert. So sind die Protokolle nicht nur schneller verfügbar, sondern auch vollständiger und qualitativ hochwertiger. Die Software folgt den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien; die Datenspeicherung erfolgt verschlüsselt in Deutschland, die Datenverarbeitung in Europa. Ein Training mit Kundendaten ist ausgeschlossen. Mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zeigt Heidelberg, wie moderne Technologien die Verwaltung effizienter und zukunftsfähiger machen können.
Hintergrund
Heidelberg zählt zu den besten deutschen Städten bei der digitalen Entwicklung: Das ist das Ergebnis des „Smart City Index“, den der Digitalverband Bitkom im September 2025 vorgestellt hat. Heidelberg belegt mit 84,7 von maximal möglichen 100 Punkten in der Gesamtwertung den zehnten Platz. Im Themenbereich Verwaltung erreicht Heidelberg den dritten Platz mit 97 von 100 möglichen Punkten. Bitkom hat für sein Digital-Ranking alle 83 deutschen Großstädte mit mehr als 100.000 Einwohnern detailliert untersucht und ausgewertet.
